BAS Управління торгівлею

«BAS Управління торгівлею» допоможе підвищити продуктивність бізнесу підприємства, що пов’язане з торгівлею.

Можливості:

• примножити ефективність праці всіх служб торгового підприємства;
• працювати з оперативною інформацією, яка відображає поточний стан підприємства;
• миттєво і в зручній формі отримувати звіти для прийняття рішень на різних рівнях

Задачі, які автоматизує продукт:

• планування та план-фактний аналіз продажів, закупівель, збирання (розбирання);
• управління продажами, постачаннями, складськими запасами;
• управління відносинами з постачальниками та замовниками;
• управління замовленнями;
• самообслуговування клієнтів через Інтернет;
• робота торгових представників;
• обробка претензій;
• управління грошима;
• облік і аналіз комерційних витрат;
• керування взаєморозрахунками;
• аналіз цін і управління ціновою політикою;
• інтеграція з торговим обладнанням;
• аналітична звітність з торгової діяльності;
• спільна робота з «BAS Роздрібна торгівля» та «BAS Бухгалтерія».

Планування

Надає можливість прогнозувати обсяги продажів і закупівель.

Планування продажів відбувається у розрізі: окремих складів, форматів магазинів (складів), менеджерів, клієнтів, окремих угод з клієнтами.

Плану продажів можна задавати періодичність: тиждень, декада, місяць і т.п.

Асортиментне планування:

• планування продажів у розрізі товарних категорій;
• планування продажів у розрізі форматів магазинів і номенклатури;
• деталізація загального плану продажів за категоріями до номенклатури із застосуванням коефіцієнтів розбиття;
• управління колекціями товарів;
• заповнення планів продажів і закупівель за асортиментом;
• використання середньої ціни продажу.

Планування закупівель здійснюється з різним ступенем деталізації. Дозволяє використовувати такі джерела даних: планові і фактичні обсяги закупівель і продажів, обсяги замовлень, товарні залишки та інші джерела

Визначення правил продажу

Умови роботи з клієнтами

Передбачаються типові угоди з клієнтами, з якими можливо  встановити:

• цінові умови (ціни та знижки);
• фінансові умови (валюта, графік, форма оплати, порядок розрахунків);
• логістичні умови (склад відвантаження, термін поставки);
• інші (організація, оподаткування, сегмент клієнтів, сегмент номенклатури і т.д.).

Типова угода підходить для роботи з необмеженою кількістю клієнтів.

Для клієнтів, що працюють  на особливих умовах, задаються індивідуальні умови продажу.

Рішення допомагає контролювати дотримання правил продажу за допомогою бізнес-процесу «Узгодження угод із клієнтами». Тож продаж із відхиленням від правил реалізується лише після додаткового погодження з керівником (відповідальними особами).

Встановлення цін

З рішенням можливо формулювати різні види цін товарів, що мають свої правила розрахунку (довільні формули, або на основі збережених у інформаційній базі даних).

Знижки (націнка)

Дозволяє призначати ручні й автоматичні знижки як у оптовій, так і в роздрібній торгівлі.

Кому призначається?

• конкретному клієнту в разі оформлення індивідуальної угоди з клієнтом, або групі клієнтів у випадку оформлення типової угоди з клієнтами;
• за пред’явленою клієнтом картою лояльності певного виду;
• у разі оформленні продажів із конкретного складу (магазину).

Можливе призначення процентної, сумової знижки (націнки), та надання бонусних знижок (подарунків, знижок кількістю).

Сума і відсоток знижки можна уточнювати для кожної цінової групи.

З «BAS Управління торгівлею» передбачається об’єднання знижок (націнок) в групи:

• Мінімум – у разі спільної дії знижок (націнок) в одній групі обиратиметься знижка з мінімальним значенням.
• Максимум – у разі спільної дії знижок (націнок) в одній групі застосовуватиметься знижка з максимальним значенням.
• Додавання – у разі спільної дії знижок (націнок) в одній групі обиратиметься знижка (націнка), що дорівнює сумі знижок або націнок.
• Множення – у разі спільної дії знижок (націнок) в одній групі знижки (націнки) застосовуватимуться послідовно.
• Витіснення – діятиме лише знижка з найвищим пріоритетом у групі.

Для оформлення продажів допустимі значення ручних знижок можуть обмежуватись (для конкретних менеджерів, або клієнтів).

Для управління продажами в дистрибуції, проектними продажами, крупно і дрібнооптовою торгівлею

Автоматизація бізнес-процесу продажу

З рішенням передбачається автоматизація повного процесу управління угодою (починаючи з моменту погодження комерційної пропозиції, і закінчуючи контролем виконання зобов’язань щодо оплати та відвантаження).

Здійснюється спрощений режим управління процесом продажу з ручним переміщенням етапами.

Дозволяє керувати якістю обслуговування клієнтів і отримувати інформацію про:

• терміни обробки операцій на етапах процесів продажів;
• вузькі місця процесів (кількість програшів і втрачений потенціал на етапах);
• імовірнісний прогноз надходження грошових коштів;
• графічне подання стану процесів продажів;
• докладний стан процесів: кількість угод і потенціал в розрізі етапів процесів продажів;
• відхилення від середніх значень в розрізі менеджерів, партнерів та видів угод.

Система автоматизує й підтримує не лише стадію продажу, а і їх підготовку.

Комерційні пропозиції

Можливість фіксувати історію переговорів із клієнтом щодо визначення складу й умов продажів.

Менеджер формує комерційну пропозицію і відсилає клієнту. Клієнт надсилає відповідь у вигляді комерційної пропозиції. За результатами погодження менеджер вказує ті позиції, за якими з клієнтом погоджені умови.

Після погодження й укладання договору, здійснюється виконання постачання в рамках замовлень.

Управління замовленнями клієнтів

Стан замовлення розраховується автоматично й повідомляє про його поточний стан у міру проходження бізнес-процесу продажів.

У будь-який момент менеджер може отримати детальну інформацію про стан заявки.

Для визначення рентабельність будь-якого замовлення передбачається включення відокремленого обліку собівартості.

Для планування надходження виторгу в розрізі днів, контролю дотримання клієнтом термінів оплати, визначення простроченої дебіторської заборгованості можна зазначити графік оплати за замовленням.  

Для клієнтів з боргом, що перевищив допустимий ліміт, спрацює автоматична заборона відвантаження.

Самообслуговування клієнтів

Клієнт може отримати можливість самостійно реєструвати заявки через Інтернет. Для цього він отримає доступ до інформаційної бази з паролем входу.

За таким умов, клієнт зможе:

• Переглядати загальну інформацію свого замовлення.
• Подати нову заявку, вказати спосіб доставки, переглянути картку товару з коротким описом і зображенням товару.
• Побачити стан замовлень.
• Прослідкувати за станом взаєморозрахунків, уточнити свої дані.
• Подати скаргу або претензію, бачити стан її обробки.
• Зареєструвати заявку на повернення.
• Оформити звіт про продажі, якщо клієнт є комісіонером.
• Оформити акт розбіжностей під час приймання товарів.
• Зареєструвати плани закупівель товарів.
• Отримувати автоматичні повідомлення за результатами подій в інформаційній базі, або на основі аналізу даних.

Такі клієнтські заявки обробляються, як і решта замовлень.

Автоматизація продажів групи торгових компаній/холдингу

Підтримка схеми роботи «Інтеркампані»: закупка товару здійснюється на одні організації компанії, а продається від особи інших організацій. Організація-власник товару, що продається, підбирається автоматично. Перепродаж товару оформляється між організаціями в середині компанії.

Управління торговими представниками

Автоматизація керування торговими агентами:

• закріплення клієнтів за агентами,
• призначення графіка відвідування,
• планування відвідувань клієнтів,
• формування детальних завдань зі збору замовлень і інших питань.

Дозволяється і самостійна робота торгових представників без оформлення попередніх завдань.

Можливість порівнювати діяльність торговельних представників за  ефективністю їхньої роботи, а також проводити план-фактний аналіз діяльності торгових агентів.

Для управління продажами в роздрібній мережі

Автоматизація управління продажами через власну мережу магазинів.

Можливості:

• формування асортименту товарів відповідно до форматів магазинів (супермаркет, магазин біля будинку, бутик та інше);
• встановлення квот для категорій товарів у магазинах різних форматів;
• визначення складу товарної категорії – які саме товари будуть представляти кожну категорію в кожному форматі;
• визначення ролі товару в асортименті, стадії асортименту і призначення виду цін для товарів асортименту.

Аналізу асортименту: різні схеми автоматизації використовуються залежно від формату магазинів.

Інтеграція зі спеціалізованим рішенням, встановленим у магазинах

Керувати продажами в роздрібній мережі рекомендується, застосовуючи продукт у зв’язці з рішенням «BAS Роздрібна торгівля», або одним із галузевих рішень на базі «BAS Роздрібна торгівля».

Така схема надає:

В офісі – максимальні можливості управління складами, управління взаємовідносинами з постачальниками, планування й аналіз продажів у різних розрізах, організації акцій підвищення лояльності покупців.

У магазині – автономну роботу, не залежну від надійності каналу зв’язку з офісом, зручне, функціональне робоче місце касира.

Продажі в магазині, автоматизованому за допомогою «BAS Управління торгівлею»

Роздрібні операції можуть здійснюватися й безпосередньо у «BAS Управління торгівлею». За таких умов, можна використовувати різне торгове обладнання та реєстратори розрахункових операцій (РРО): фіскальні реєстратори, сканери штрих-кодів, електронні ваги, термінали збору даних і т.п.

Оформлюючи роздрібні продажі на спеціалізованому робочому місці, касир може здійснювати послідовно всі операції, які стосуються продажу товарів у торговому залі:

• відкриття касової зміни,
• оформлення чека,
• прийом оплати від покупця,
• закриття касової зміни,
• передача роздрібного виторгу до каси підприємства.

Оплата чека можлива готівкою або платіжною картою. 

Надається можливість оформлення повернень протягом касової зміни, та оформлення операції повернення товарів роздрібному покупцю.

Процесу перерахування грошей із банку можна відстежувати.

Продажі в неавтоматизованих (віддалених) точках

Програма автоматизує роботу з віддаленими торговими точками, що не мають  доступ до інформаційної бази. Йдеться про невеликі магазини, торгові павільйони, ярмаркові місця та інше.

У торговій точці РРО застосовуються лише для реєстрації грошових сум, отриманих від покупців. Цього достатньо для дотримання правил використання РРО в Україні. Але, на момент здійснення продажу, цей продаж не реєструється в програмі. Торгова точка передає гроші в касу підприємства за завершенням періоду.

Можна проводити порівняльний аналіз роздрібних продажів товарів у різних торговельних точках, а також аналізувати оптимальний запас товарів. Для розрахунку оптимального запасу товарів у роздрібній торгівлі застосовуються ті ж самі методи, що і для оптових продажів.

Управління запасами

З рішенням можливо підтримувати запаси на складі, забезпечувати кількість товарів за поточними замовленнями на відвантаження й забезпечувати потреби за планами закупівель.

Спрощене підтримання запасів на складі

Можливості:

• контроль поточного залишку товарів на складі;
• визначення максимального й мінімального об’єму запасів;
• розрахунок середньоденного споживання товарів;
• визначення постачальника й умови роботи з ним.
• формування замовлень постачальникам на ту кількість товарів, яка необхідна для підтримки запасу.

Параметри:

Мінімальний залишок – бажана кількість товарів, що визначається терміном постачання.

Максимальний залишок – бажана кількість товарів, яка визначає рівень запасів і частоту завезення.

Кожен варіант можна задати вручну, або розрахувати автоматично на підставі середньоденного споживання товарів.

Розширене підтримання запасів на складі

Способи забезпечення запасів для підтримання запасів на складі:

• купівля в постачальника;
• переміщення з одного складу на інший;
• збирання/розбирання.

Для обрання способу забезпечення застосовують інструмент «Способи забезпечення потреб», який допомагає визначити правило формування замовлень і автоматично розрахувати дати поставки і відвантаження.

Методи підтримання запасів:

• Min-max – підтримка рівня запасу до бажаного мінімальним або максимальним запасом. Інформація зазначається вручну. Мінімальний залишок – на термін покупки, а максимальний – на період, що забезпечується.
• Підтримання запасу (Розрахунок за нормою – допомагає підтримувати запаси на складі відповідно до норми денного споживання товарів. Дані про середньоденне споживання товарів враховується одночасно з розрахунком мінімального й максимального запасів.
• Розрахунок за статистикою  –  підтримка запасів на складі відповідно до статистики продажів. Інформація враховуються під час розрахунку середньоденного споживання товарів, максимального й мінімального запасів.

Забезпечення поточних замовлень на відвантаження

Сервіси автоматизації рутинних операцій:

• визначення способу забезпечення потреб;
• коригування графіків поставки;
• контроль кількості товарів, необхідних для забезпечення потреб;
• визначення джерела забезпечення потреб;
• контроль кількості товарів, що вже забезпечено на замовлення на відвантаження;
• вибір режиму забезпечення замовлень на відвантаження;
• формування різних замовлень.

Методи забезпечення потреб:

«Замовлення під замовлення» – допомагає забезпечити лише кількість, необхідну для закриття потреби за поточними замовленнями на відвантаження. Мінімізує виникнення надлишкових запасів.

Спосіб забезпечення потреб – можливість забезпечити потреби на замовлення різними способами: купівля в постачальника, переміщення з одного складу на інший, виробництво силами переробника, збирання.

Режими забезпечення замовлень на відвантаження:

• за рахунок запасів – враховуються поточні залишки товарів на складі і всі очікувані надходження товарів;
• незалежно від підтримання запасів – не враховуються поточні залишки товарів на складі й очікувані надходження товарів.

Забезпечення потреб за плановими закупівлями

При особливих вимогах до термінів використовується об’ємно-календарне планування, що передбачає забезпечення потреб шляхом формування замовлень постачальникам на підставі попередньо сформованих планів закупівель.

Передбачається робоче місце «Формування замовлень постачальникам за планами», що дозволить:

• проаналізувати потреби за планами закупівель та уточнити кількість товарів, необхідну до замовлення в постачальника;
• визначити склад і обсяг замовлення постачальнику;
• визначити постачальника, умови роботи з ним (угоду з постачальником) і склад, який потрібно забезпечити;
• сформувати замовлення постачальникам на ту кількість товарів, яка необхідна для забезпечення планів закупівель.

Управління закупівлями

Можливості:

• підбір постачальників товарів;
• різні умови закупівель;
• підтримка різних схем прийому товарів від постачальника;
• різні варіанти формування замовлень постачальникам і контроль їх виконання;
• корегування й закриття замовлень постачальникам;
• моніторинг цін постачальників;
• оформлення поставки товарів;
• складання графіків поставок і графіків платежів;
• коригування надходжень і повернення постачальникам.
  
  

Управління складом

Можливості:

• управляти залишками товарів в різних одиницях виміру на безлічі складів;
• вести окремий облік власних товарів, прийнятих і переданих на реалізацію товарів;
• деталізувати розташування товару на складі за місцями зберігання, дозволяє оптимізувати збирання товарів на складі;
• враховувати серії товарів (серійні номери, терміни придатності і т.п.);
• задавати довільні характеристики товарів (для прикладу, колір, розмір);
• враховувати податковий код і номер ВМД;
• оформляти операції збирання/розбирання товарів;
• резервувати товари.

Застосовуються різні види торгового обладнання: сканери штрих-кодів, термінали збору даних. Вони допомагають пришвидшити процеси надходження, відвантаження й інвентаризації товарів.

Надходження товарів

Схеми надходження товарів на адресний склад:

• Прийом товарів оформляється на підставі раніше оформлених розпоряджень.
• Оформляються прибуткові ордери, і товар надходить до зони приймання.
• У зоні приймання здійснюється перевірка прийнятого товару відповідно до розпорядження.
• За прибутковими ордерами формуються і роздруковуються завдання на розміщення.
• Товар розміщується на складі в потрібних коморах.

Для ефективнішої роботи програма передбачає робоче місце з приймання товарів.

Відвантаження товарів зі складу

Розпорядженнями на відвантаження виступають документи реалізації. За ними автоматично формуються видаткові ордери, дані яких коригуються автоматично. Правильність складу відібраних товарів перевіряються за розпорядженням. Товари відвантажуються клієнту.

Для ефективнішого збирання товарів передбачене робоче місце комірника за відвантаженням товарів.

Інвентаризація товарів

Допомагає перераховувати товар в комірках без зупинки продажів. Для цього комірки складу, на момент перерахунку, блокуються. По завершенню перерахунку товарів реєструються надлишки, нестачі товарів – аналізується можливість заліку пересортиці товарів.

Інший рух товарів

Дозволяє розподілити надлишки й недостачі за організаціями з урахуванням залишків конкретних організацій. Також допомагає сформувати документи списання та оприбуткування.

Наявна функціональність з оформлення та виконання переміщень між складами, відпуск товарів на внутрішні потреби, операції збирання/розбирання.

Серійний облік товарів

Програма дозволяє враховувати товари в розрізі серій і термінів придатності. Для кожного виду номенклатури налаштовується власна політика обліку серій товарів.

Мобільне робоче місце працівника складу

Для комірників передбачений спеціалізований термінал збору даних та програмного модуля «Мобільне робоче місце комірника».

Програма послідовно вказує дії для виконання: відсканувати номер комори/товар в коморі/серію товару. Порядок сканування можна змінювати.

Керувати пристроєм можна як за допомогою сенсорного екрану, так і гарячими клавішами.

Наявна обробка помилкових ситуацій. Як приклад, ручне введення штрих-коду при неможливості його сканування.

Доставка товарів

Автоматизація процесу доставки (клієнтам, а також при переміщенні товарів між складськими приміщеннями). Здійснюється доставка як власним транспортом, так і перевізником. Завдання на перевезення формуються з урахуванням зони доставки, порядку об’їзду адрес доставки та вантажопідйомності транспортного засобу.

Фінанси

Планування руху грошових коштів

Завдяки програмі забезпечується планування, реєстрація надходжень, виплати готівкових і безготівкових коштів. Узагальнені дані про планування руху грошей відображаються у вигляді платіжного календаря.

Підтримується Еквайринг: можливість обліку надходжень та повернень коштів, отриманих з банківських пластикових карт різних платіжних систем.

Визначення фінансового результату

Надається можливість обирати облікову політику обліку собівартості складських залишків в розрізі партій (документів надходження), а також списання партій при вибутті товарів за методом ФІФО.

Способи розрахунку собівартості запасів:

• Середня за місяць;
• FIFO (зважена оцінка);
• FIFO (змінна оцінка).

Програма має повний контур обліку фінансових результатів, що включає  такі напрямки, як:

• облік виручки й собівартості продажів;
• облік інших доходів і витрат;
• розподіл видатків на собівартість товарів;
• розподіл доходів і витрат на напрями діяльності;
• облік фінансових результатів;
• аналіз доходів, витрат і фінансових результатів;
• контроль і аналіз діяльності підприємства.

Склад показників, алгоритми їх формування, форма подання – гнучкі до налаштувань.

Облік кредитів і депозитів

Можливості:

• зберігати умови договорів позик, кредитів і депозитів;
• вести графіки фактичних оплат і нарахувань;
• планувати рухи грошових коштів за кредитами і депозитами в платіжному календарі;
• проводити план-фактний аналіз платежів.

Регламентований облік, згідно з українським законодавством

Рішення допомагає вести облік ПДВ, акцизного податку з роздрібних продажів і Єдиного податку. Податкові зобов’язання і кредит нараховуються автоматично: за 1-ою подією, по оплаті, по відвантаженню.

Контролюється відповідність номенклатурного складу документів постачання й податкових накладних.

Можлива також ручна виписка податкових документів.

Передбачається спеціальне робоче місце для відповідального за реєстрацію вхідних податкових документів.

Спільна робота з бухгалтерськими програмами

Можливе одночасне використання рішень «BAS Управління торгівлею» і «BAS Бухгалтерія», що надає:

• підвищення ефективності управління торговим підприємством;
• консолідацію даних управлінського та бухгалтерського обліку;
• наявність в конфігурації “BAS Управління торгівлею» всіх даних, необхідних для управління торговим підприємством;
• наявність в конфігурації «BAS Бухгалтерія» всіх даних, необхідних для регламентованого обліку та складання звітності;
• можливість роботи співробітників в звичному для себе середовищі:
• бухгалтера працюють в конфігурації «BAS Бухгалтерія»,
• менеджери працюють в конфігурації «BAS Управління торгівлею».