BAS Документооборот КОРП

«BAS Документооборот КОРП» многофункциональный инструмент для управления бизнесом и совместной работой сотрудников. Такое решение наладит электронный документооборот, позаботится о выполнении задач и усилит эффективность управленческой сферы.

«BAS Документооборот КОРП» доступен на двух языках: украинском и русском. Соответствует основным постановлениям и законам по регулированию ведения делопроизводства и документооборота в Украине.

Работа с документами

Решение предоставляет возможность работать с любым типом документа, который имеет учетно-регистрационную карточку. Для упрощения работы с такими карточками наработаны инструкции (в комплекте их 45).

Хранение и права доступа

Вся внутренняя документация и файлы хранятся в каталогах с разграниченными правами доступа. Структура папок соответствует оргструктуре предприятия, или типам документа. Для каждой папки настраивается разрешение на различные действия: чтение, добавление, редактирование или удаление.

Хранятся файлы как в информационной базе, так и на диске.

Регистрация входящих и исходящих документов

Регистрация документа соответствует госстандартам и сопровождается процессами:

запуска автоматизированной процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
оповещения исполнителей;
поддержки регламентированных сроков исполнения документов;
формирования дел, передачи закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
дальнейшего формирования отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

Учет обращений граждан

Решение позволяет вести учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них. Для этого предусматривается специальное рабочее место, благодаря которому специалист может видеть всю историю переписки и сопутствующую информацию.

Учет договоров

У «BAS Документооборот КОРП» автоматизировано весь цикл договорных документов:

подготовка проекта договора;
внешнее и внутреннее согласование проекта договора;
учет всех связанных с договором документов (акты, дополнительные соглашения и т.д.);
учет и контроль сроков действия договоров;
автоматическое продление сроков действия по правилу, указанному в договоре;
многовалютный учет сумм договоров;
работа с многосторонними договорами;
учет и контроль выполнения финансовых обязательств по договору;
контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
расторжение договора.

Сканирование

Решение предоставляет возможность загружать документы и файлы с любых сканеров, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование происходит в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный формат.

«BAS Документооборот КОРП» предусматривает потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формированием многостраничных tif или pdf файлов. Также автоматически распознает отсканированные изображения и осуществляет полнотекстовый поиск в распознанных документах.

Автоматическая загрузка файлов из каталога

При появлении в каталоге новых файлов происходит автоматический их перенос в необходимую папку Документооборота с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок.

Электронная почта

Решение содержит внутреннюю почту, с которой возможно:

отправлять из программы различные документы и файлы;
загружать входные или внутренние документы по электронной почте;
при использовании ЭЦП, отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы;
искать письма по реквизитам и с помощью быстрого поиска, искать в числе прочего, и по текстовому содержанию писем;
автоматически отслеживать почту и выводить уведомление, которые всплывает в правом нижнем углу, при поступлении новых писем.

Выполнять почтовые задачи можно отвечая на специальные почтовые сообщения, рассылаемые автоматически.

Просмотр, редактирование и контроль версий

Решение предоставляет сотрудникам доступ к файлам для просмотра и редактирования. Избежать конфликта при одновременном редактировании помогает механизм блокировки файлов.

При введении изменений в базе формируется новая версия файла и указывается кто и когда выполнил данное действие.

С карточки файла разрешается удалять ненужную версию, или изменять текущую. Для файлов распространенных форматов предполагается сравнение версий.

Шаблоны документов и файлов

При использовании имеющихся в решении шаблонов файлов и документов поля заполняются автоматически (речь идет о наименовании, авторе, дате создания, сумме договора, реквизитах контрагента).

Штрихкодирование документов

В «BAS Документооборот КОРП» документам присваивается штрихкод, необходимый для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.

Печать регистрационных штампов документов

Решение позволяет выводить на печать регистрационный штамп документа, содержащий название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод.

Связи между документами

В «BAS Документооборот КОРП» поддерживаются стандартные связи между документами, а также одиночные, множественные, односторонние и двусторонние.

Несколько резолюций в документах

Программа позволяет указывать несколько резолюций, которые создаются вручную или автоматически. Автором резолюции могут стать сотрудники предприятия, а также должностные лица других организаций. Заверить резолюции модно с помощью ЭП.

«BAS Документооборот КОРП» предусматривает переадресацию входящих документов к сторонним организациям и, наоборот, получение перенаправленных входных файлов от сторонних организаций. Кроме того, с программой возможно контролировать передачу документов и соблюдать сроки их возврата.

Бизнес-процессы и работа пользователей

Коллективная работа с документами в решении выполняется с помощью бизнес-процессов:

Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.

Исполнение: документ направляется на выполнение всем пользователям по списку и контролеру, который должен следить за соблюдением исполнительской дисциплины. Такую миссию можно поручить одному из пользователей.

Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование респондентам, а потом возвращаются к автору для ознакомления с результатами согласования или для отправки на повторное согласование. Предусматриваются такие варианты согласования, как: параллельное; последовательное и смешанное (с учетом условий маршрутизации).

Утверждение: ответственное лицо получает документ для утверждения, после чего документ возвращается к автору для ознакомления с результатом утверждения.

Регистрация: документ получает секретарь для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.

Ознакомление: необходимый документ получают все пользователи по списку для ознакомления.

Поручение: с помощью такого бизнес-процесса разрешается выдавать поручения сотрудникам и проверять их выполнение.

Обработка входящего документа: автоматизация полного цикла обработки входящего документа – рассмотрение, исполнение, списание в дело.

Обработка исходного документа: автоматизация полного цикла создания исходного документа – согласование, утверждение, регистрация.

С «BAS Документооборот КОРП» назначать задачи можно не только конкретным исполнителям, но и ролям (программа автоматически доставит задачу тому, кто сейчас выполняет заданную роль).

Также предусматриваются такие возможности:

настройка шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации;
контроль сроков выполнения бизнес-процессов с учетом графиков работ сотрудников;
автозапуск бизнес-процессов по расписанию, эскалация задач бизнес-процесса при выполнении некоторых условий;
иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач;
временная остановка бизнес-процессов;
назначение дополнительных условий проверки, без выполнения которых система не позволяет указать завершение выполнения задачи.

Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами

Главная функция механизма интеграции – автоматизировать процессы обработки данных, пересекающих границы различных информационных баз; сделать пересечение таких границ незаметным для пользователей. Например, процесс обработки заказа покупателя начинается в информационной базе «BAS Управление торговлей», продолжается в «BAS Документооборот КОРП» и завершается снова в «Управление торговлей».

Управление проектной деятельностью

Программа предусматривает:

ведение карточки и иерархической структуры проекта (структура проекта содержит в себе перечень проектных задач бизнес-процесса)
учет трудозатрат в разрезе проектов;
формирование отчетности по проектам;
загрузка проекта из Microsoft Project (источником данных выступает файл проекта, выгруженный в XML)
работа с планом проекта и диаграммой Ганта.

Этапы бизнес-процесса проекта: инициация; планирование; утверждение плана; старт проектных работ; выполнение; завершение.

Отчеты по проектной деятельности:

текущее состояние проектных задач;
задачи, которые скоро должны начаться;
задачи, которые скоро должны закончиться;
план-факт по срокам (показывает, есть ли превышение плановых сроков),
план-факт трудозатрат (показывает плановые и фактические трудозатраты по проекту).

Организация мероприятий

С «BAS Документооборот КОРП» можно сократить время на подготовку мероприятий, упростив этап подбора и оповещения участников.

Бизнес-процесс включает:

Подготовка (планирование и согласование участников, места и времени мероприятия, оформление его программы, подготовка материалов к мероприятию и рассылка участникам).
Проведение (фиксирование присутствующих/отсутствующих, указание принятых решений).
Оформление протокола: его подготовка, согласование и утверждение.
Выполнение решений.

Комплект поставки содержит большой набор готовых отчетов для анализа эффективности организации мероприятий. В частности, какие мероприятия были проведены за период; сколько времени тратится на мероприятия; кто из сотрудников игнорирует мероприятия; из глав/организаторов нарушает сроки и другие.

Удобство работы на каждый день

При старте программы на рабочем столе открывается экран «Текущие дела», что показывает задачи пользователя и подчиненных, события календаря, и другое.

Для удобства разрешается отмечать задачи флажками разных цветов.

Поиск

Решение содержит полнотекстовый поиск данных (документов, файлов), в том числе, по содержанию версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.

Учет рабочего времени и контроль выполнения

Для оптимизации рабочего процесса предусматривается:

ежедневная отчетность сотрудников относительно времени, проекта и содержания работы;
формирование отчетов о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
ведение общего/персонального календаря,
подбор времени для мероприятий, учитывая занятость участников.

Создание записей календаря разрешается на основании любого предмета программы (задачи, документа, письма, мероприятия).

Организация распределенной информационной базы

Ведение распределенной ИБ возможно в том числе и в случае храения файлов на диске, а не в базе.

Обмен данными с другими программами

В систему «BAS Документооборот КОРП» встроены планы обмена с типовыми прикладными решениями автоматизации бизнеса (в частности, «BAS ERP»).

Также в комплект поставки релизов программы добавлены правила обмена с другими прикладными решениями.

Веб-сервисы работы с файлами

«BAS Документооборот КОРП» может выполнять роль внешней библиотеки файлов относительно других систем. Такое взаимодействие между приложениями осуществляется с помощью веб-сервисов.

Возможности:

вложения к объектам вашей информационной базы;
разгрузка вашей информационной базы путем переноса сохраненных файлов в «BAS Документооборот КОРП»;
обеспечение надежного и централизованного хранение неструктурированной информации вашего предприятия;
интегрирование файлов, связанных с вашей информационной базой, в общий документооборот предприятия;
организация единого хранилища файлов для различных информационных баз и приложений.