BAS Управление торговлей

«BAS Управление торговлей» – инструмент, который поможет повысить производительность бизнеса предприятия, которое имеет связь с торговлей.

Возможности:

• увеличить эффективность труда всех служб торгового предприятия;
• работать с оперативной информацией, которая отражает текущее состояние предприятия;
• мгновенно и в удобной форме получать отчеты для принятия решений на разных уровнях.

Задачи, которые автоматизирует продукт:

• планирование и план-фактный анализ продаж, закупок, сборки (разборки);
• управление продажами, поставками, складскими запасами;
• управление отношениями с поставщиками и заказчиками;
• управление заказами;
• самообслуживание клиентов через Интернет;
• работа торговых представителей;
• обработка претензий;
• управление деньгами;
• учет и анализ коммерческих расходов;
• управление взаиморасчетами;
• анализ цен и управление ценовой политикой;
• интеграция с торговым оборудованием;
• аналитическая отчетность по торговой деятельности;
• совместная работа с «BAS Розничная торговля» и «BAS Бухгалтерия».

Планирование

Предоставляет возможность прогнозировать объемы продаж и закупок.

Планирование продаж происходит в разрезе отдельных складов, магазинов различных форматов, менеджеров, клиентов, отдельных сделок с клиентами.

Плану продаж можно задавать периодичность: неделя, декада, месяц и т.д.

Ассортиментное планирование:

• планирование продаж в разрезе товарных категорий;
• планирование продаж в разрезе магазинов различных форматов и номенклатуры;
• детализация общего плана продаж по категориям до номенклатуры с применением коэффициентов разбиения;
• управление коллекциями товаров;
• заполнение планов продаж и закупок по ассортименту;
• использование средней цены продажи.

Планирование закупок осуществляется с разной степенью детализации. Позволяет использовать следующие источники данных: плановые и фактические объемы закупок и продаж, объемы заказов, товарные остатки и другие источники.

Определение правил продажи

Условия работы с клиентами

Предусматриваются типовые соглашения с клиентами, с которыми возможно установить:

• ценовые условия (цены и скидки);
• финансовые условия (валюта, график, форма оплаты, порядок расчетов);
• логистические условия (склад отгрузки, срок поставки);
• другие (организация, налогообложение, сегмент клиентов, сегмент номенклатуры и т.д.).

Типовое соглашение подходит для работы с неограниченным количеством клиентов. Для клиентов, работающих на особых условиях, задаются индивидуальные условия продажи.

Решение помогает контролировать соблюдение правил продажи с помощью бизнес-процесса «согласование сделок с клиентами». Поэтому продажа с отклонением от правил реализуется только после дополнительного согласования с руководителем (ответственными лицами).

Цены

В данном решении возможно формировать различные виды цен товаров, которые имеют свои правила расчета (произвольные формулы, или на основе хранимых в информационной базе данных).

Скидки (наценки)

Позволяет назначать ручные и автоматические скидки как в оптовой, так и в розничной торговле.

Назначаются:

• конкретному клиенту в случае оформления индивидуального соглашения с клиентом, или группе клиентов в случае оформления типового соглашения с клиентами;
• по предъявленной клиентом карте лояльности определенного вида;
• в случае оформления продаж с конкретного склада (магазина).

Возможно назначение процентной, суммовой скидки (наценки), и предоставление бонусных скидок (подарков, скидок количеством).

Сумма и процент скидки можно уточнять для каждой ценовой группы.

С «BAS Управление торговлей» предполагается объединение скидок (наценок) в группы:

• Минимум – в случае совместного действия скидок (наценок) в одной группе будет избираться скидка с минимальным значением.
• Максимум – в случае совместного действия скидок (наценок) в одной группе будет применяться скидка с максимальным значением.
• Добавление – в случае совместного действия скидок (наценок) в одной группе будет избираться скидка (наценка), равная сумме скидок или наценок.
• Умножение – в случае совместного действия скидок (наценок) в одной группе скидки (наценки) будут применяться последовательно.
• Вытеснение – будет действовать только скидка с наивысшим приоритетом в группе.

Для оформления продаж допустимые значения ручных скидок могут ограничиваться (для конкретных менеджеров или клиентов).

Для управления продажами в дистрибуции, проектными продажами, крупно и мелкооптовой торговлей

Автоматизация бизнес-процесса продажи

В решении предусматривается автоматизация полного процесса управления соглашением (начиная с момента согласования коммерческого предложения, и заканчивая контролем выполнения обязательств по оплате и отгрузке).

Осуществляется упрощенный режим управления процессом продажи с ручным перемещением по этапам.

Позволяет управлять качеством обслуживания клиентов и получать такую информацию:

• сроки обработки сделок на этапах процессов продаж;
• узкие места процессов (количество проигрышей и потерянный потенциал на этапах);
•  вероятностный прогноз поступления денежных средств;
• графическое представление состояния процессов продаж;
• подробное состояние процессов: количество сделок и потенциал в разрезе этапов процессов продаж;
• отклонение от средних значений в разрезе менеджеров, партнеров и видов сделок.

Система автоматизирует и поддерживает не только стадию продаж, но и их подготовку.

Коммерческие предложения

Возможность фиксировать историю переговоров с клиентом по определению состава и условий продаж.

Менеджер формирует коммерческое предложение и отсылает клиенту. Клиент отправляет ответ в виде коммерческого предложения. По результатам согласования менеджер указывает те позиции, по которым с клиентом согласованы условия.

После согласования и заключения договора, осуществляется выполнение поставки в рамках заказов.

Управление заказами клиентов

Состояние заказа рассчитывается автоматически и сообщает о его текущем состоянии по мере прохождения бизнес-процесса продаж.

В любой момент менеджер может получить подробную информацию о состоянии заявки.

Для определения рентабельности любого заказа предусматривается включение обособленного учета себестоимости.

Для планирования поступления выручки в разрезе дней, контроля соблюдения клиентом сроков оплаты, определение просроченной дебиторской задолженности можно указать график оплаты по заказу.

Для клиентов с долгом, превысившим допустимый лимит, сработает автоматический запрет отгрузки.

Самообслуживание клиентов

Клиент может получить возможность самостоятельно регистрировать заявки через Интернет. Для этого он получит доступ к информационной базе с паролем входа.

Клиент сможет:

• Просматривать общую информацию своего заказа.
• Подавать новую заявку, указать способ доставки, просмотреть карточку товара с кратким описанием и изображением товара.
• Увидеть состояние заказов.
• Проследить за состоянием взаиморасчетов, уточнить свои данные.
• Подать жалобу или претензию, видеть состояние ее обработки.
• Зарегистрировать заявку на возврат.
• Оформить отчет о продажах, если клиент является комиссионером.
• Оформить акт расхождений при приемке товаров.
• Зарегистрировать планы закупок товаров.
• Получать автоматические сообщения по результатам событий в информационной базе, или на основе анализа данных.

Такие клиентские заявки обрабатываются, как и остальные заказы.

Автоматизация продаж группы торговых компаний/холдинга

Поддержка схемы работы «Интеркампани»: закупка товара осуществляется от одной организации компании, а продается от лица других организаций. Организация-владелец продаваемого товара подбирается автоматически. Перепродажа товара оформляется между организациями внутри компании.

Управление торговыми представителями

Автоматизация управления торговыми агентами:

• закрепление клиентов за агентами,
• назначение графика посещения,
• планирование посещений клиентов,
• формирование детальных заданий по сбору заказов и другим вопросам.

Разрешается и самостоятельная работа торговых представителей, без оформления предварительных заданий.

Возможность сравнивать деятельность торговых представителей по эффективности их работы, а также проводить план-фактный анализ деятельности торговых агентов.

Для управления продажами в розничной сети

Автоматизация управления продажами через собственную сеть магазинов.

Возможности:

• формирование ассортимента товаров в соответствии с форматами магазинов (супермаркет, магазин возле дома, бутик и прочее);
• установка квот для категорий товаров в магазинах различных форматов;
• определение состава товарной категории – какие именно товары будут представлять каждую категорию в каждом формате;
• определение роли товара в ассортименте, стадии ассортимента и назначение вида цен для товаров ассортимента.

Анализа ассортимента: различные схемы автоматизации используются в зависимости от формата магазинов.

Интеграция со специализированным решением, установленным в магазинах

Управлять продажами в розничной сети рекомендуется, применяя продукт в связке с решением «BAS Розничная торговля», или одним из отраслевых решений на базе «BAS Розничная торговля».

Такая схема предоставляет:

В офисе – максимальные возможности управления складами, управления взаимоотношениями с поставщиками, планирование и анализ продаж в различных разрезах, организации акций повышения лояльности покупателей.

В магазине – автономную работу, не зависящую от надежности канала связи с офисом, удобное, функциональное рабочее место кассира.

Продажи в магазине, автоматизированном с помощью «BAS управления торговлей»

Розничные операции могут осуществляться и непосредственно в «BAS Управление торговлей». При таких условиях, можно использовать различное торговое оборудование и регистраторы расчетных операций (РРО): фискальные регистраторы, сканеры штрих-кодов, электронные весы, терминалы сбора данных и т.п.

Оформляя розничные продажи на специализированном рабочем месте, кассир может осуществлять последовательно все операции, касающиеся продажи товаров в торговом зале:

• открытие кассовой смены,
• оформление чека,
• прием оплаты от покупателя,
• закрытие кассовой смены,
• передача розничной выручки в кассу предприятия.

Оплата чека возможна наличными или платежной картой.

Предоставляется возможность оформления возвратов в течение кассовой смены, и оформления операции возврата товаров розничному покупателю.

Продажи в неавтоматизированных (удаленных) точках

Программа автоматизирует работу с удаленными торговыми точками, не имеющими доступ к информационной базе. Речь идет о небольших магазинах, торговых павильонах, ярмарочных местах и прочих.

В торговой точке РРО применяются лишь для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей. Этого достаточно для соблюдения правил использования РРО в Украине. Но, на момент осуществления продажи, эта продажа не регистрируется в программе. Торговая точка передает деньги в кассу предприятия по завершению периода.

Можно проводить сравнительный анализ розничных продаж товаров в различных торговых точках, а также анализировать оптимальный запас товаров. Для расчета оптимального запаса товаров в розничной торговле применяются те же методы, что и для оптовых продаж.

Управление запасами

С решением возможно поддерживать уровень запасов на складе, обеспечивать количество товаров по текущим заказам на отгрузку и обеспечивать потребности по планам закупок.

Упрощенное поддержание запасов на складе

Возможности:

• контроль текущего остатка товаров на складе;
• определение максимального и минимального объема запасов;
• расчет среднедневного потребления товаров;
• определение поставщика и условия работы с ним.
• формирование заказов поставщикам на то количество товаров, которое необходимо для поддержания запаса.

Параметры:

Минимальный остаток – желаемое количество товаров, которое определяется сроком поставки.

Максимальный остаток – желаемое количество товаров, которое определяет уровень запасов и частоту завоза.

Каждый вариант можно задать вручную, либо рассчитать автоматически на основании среднедневного потребления товаров.

Расширенное поддержание запасов на складе

Способы обеспечения запасов для поддержания запасов на складе:

• покупка у поставщика;
• перемещение с одного склада на другой;
• сборка/разборка.

Для избрания способа обеспечения применяют инструмент «Способы обеспечения потребностей», который помогает определить правило формирования заказов и автоматически рассчитать даты поставки и отгрузки.

Методы поддержания запасов:

Min-max – поддержка уровня запаса до желаемого минимальным или максимальным запасом. Информация указывается вручную. Минимальный остаток – на момент покупки, а максимальный – на обеспечиваемый период.

Расчет по норме – помогает поддерживать запасы на складе в соответствии с нормой дневного потребления товаров. Данные о среднедневном потреблении  товаров учитывается одновременно с расчетом минимального и максимального запасов.

Расчет по статистике – поддержка запасов на складе в соответствии со статистикой продаж. Информация учитываются при расчете среднедневного потребления товаров, максимального и минимального запасов.

Обеспечение текущих заказов на отгрузку

Сервисы автоматизации рутинных операций:

• определение способа обеспечения потребностей;
• корректировка графиков поставки;
• контроль количества товаров, необходимых для обеспечения потребностей;
• определение источника обеспечения потребностей;
• контроль количества товаров, которые уже обеспечены на заказ на отгрузку;
• выбор режима обеспечения заказов на отгрузку;
• формирование различных заказов.

Методы обеспечения потребностей:

«Заказ под заказ» – помогает обеспечить лишь количество, необходимое для закрытия потребности по текущим заказам на отгрузку. Минимизирует возникновение избыточных запасов.

Способ обеспечения потребностей – возможность обеспечить потребности на заказ разными способами: покупка у поставщика, перемещение с одного склада на другой, производство силами переработчика, сборки.

Режимы обеспечения заказов на отгрузку:

• за счет запасов – учитываются текущие остатки товаров на складе и все ожидаемые поступления товаров;
• независимо от поддержания запасов – не учитываются текущие остатки товаров на складе и ожидаемые поступления товаров.

Обеспечение потребностей по плановым закупкам

При особых требованиях к срокам используется объемно-календарное планирование, что предусматривает обеспечение потребностей путем формирования заказов поставщикам на основании предварительно сформированных планов закупок.

Предусматривается рабочее место «Формирование заказов поставщикам по планам», что позволит:

• проанализировать потребности по планам закупок и уточнить количество товаров, необходимое к заказу у поставщика;
• определить состав и объем заказа поставщику;
• определить поставщика, условия работы с ним (договор с поставщиком) и состав, который нужно обеспечить;
• сформировать заказ поставщикам на то количество товаров, которое необходимо для обеспечения планов закупок.

Управление закупками

Возможности:

• подбор поставщиков товаров;
• различные условия закупок;
• поддержка различных схем приема товаров от поставщика;
• различные варианты формирования заказов поставщикам и контроль их выполнения;
• корректировка и закрытие заказов поставщикам;
• мониторинг цен поставщиков;
• оформление поставки товаров;
• составление графиков поставок и графиков платежей;
• корректировка поступлений и возврат поставщикам.

Управление складом

Возможности:

• управлять остатками товаров в разных единицах измерения на множестве складов;
• вести отдельный учет собственных товаров, принятых и переданных на реализацию товаров;
• детализировать расположение товара на складе по местам хранения, позволяет оптимизировать сбор товаров на складе;
• учитывать серии товаров (серийные номера, сроки годности и т.п.);
• задавать произвольные характеристики товаров (например, цвет, размер);
• учитывать налоговый код и номер ГТД;
• оформлять операции сборки/разборки товаров;
• резервировать товары.

Применяются различные виды торгового оборудования: сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных. Они помогают ускорить процессы поступления, отгрузки и инвентаризации товаров.

Поступление товаров

Схемы поступления товаров на адресный склад:

• Прием товаров оформляется на основании ранее оформленных распоряжений.
• Оформляются приходные ордера, и товар поступает в зону приемки.
• В зоне приемки осуществляется проверка принятого товара в соответствии с распоряжением.
• По приходным ордерам формируются и распечатываются задания на размещение.
• Товар размещается на складе в нужных кладовых.

Для более эффективной работы программа предусматривает рабочее место по приемке товаров.

Отгрузка товаров со склада

Распоряжениями на отгрузку выступают документы реализации. По ним автоматически формируются расходные ордера, данные которых корректируются автоматически. Правильность склада отобранных товаров проверяются по распоряжению. Товары отгружаются клиенту.

Для более эффективной сборки товаров предусмотрено рабочее место кладовщика по отгрузке товаров.

Инвентаризация товаров

Помогает перечислять товар в ячейках без остановки продаж. Для этого ячейки склада, на момент пересчета, блокируются. По завершению пересчета товаров регистрируются излишки, недостачи товаров – анализируется возможность зачета пересортицы товаров.

Другое движение товаров

Позволяет распределить излишки и недостачи по организациям с учетом остатков конкретных организаций. Также помогает сформировать документы списания и оприходования.

Имеющаяся функциональность по оформлению и выполнению перемещений между складами, отпуск товаров на внутренние нужды, операции сборки/разборки.

Серийный учет товаров

Программа позволяет учитывать товары в разрезе серий и сроков годности. Для каждого вида номенклатуры настраивается собственная политика учета серий товаров.

Мобильное рабочее место работника склада

Для кладовщиков предусмотрен специализированный терминал сбора данных и программного модуля «Мобильное рабочее место кладовщика».

Программа последовательно указывает действия для выполнения: отсканировать номер кладовой/товара в кладовой/серию товара. Порядок сканирования можно изменить.

Управлять устройством можно как с помощью сенсорного экрана, так и горячими клавишами.

Имеется обработка ошибочных ситуаций. В качестве примера, ручной ввод штрих-кода при невозможности его сканирования.

Доставка товаров

Автоматизация процесса доставки (клиентам, а также при перемещении товаров между складскими помещениями). Осуществляется доставка как собственным транспортом, так и перевозчиком. Задания на перевозку формируются с учетом зоны доставки, порядка объезда адресов доставки и грузоподъемности транспортного средства.

Финансы

Планирование движения денежных средств

Благодаря программе обеспечивается планирование, регистрация поступлений, выплаты наличных и безналичных средств. Обобщенные данные о планировании движения денег отображаются в виде платежного календаря.

Поддерживается Эквайринг: возможность учета поступлений и возвратов средств, полученных с банковских пластиковых карт различных платежных систем.

Определение финансового результата

Предоставляется возможность выбирать учетную политику учета себестоимости складских остатков в разрезе партий (документов поступления), а также списание партий при выбытии товаров по методу ФИФО.

Способы расчета себестоимости запасов:

• Средняя за месяц;
• FIFO (взвешенная оценка);
• FIFO (переменная оценка).

Программа имеет полный контур учета финансовых результатов, включающий такие направления, как:

• учет выручки и себестоимости продаж;
• учет прочих доходов и расходов;
• распределение расходов на себестоимость товаров;
• распределение доходов и расходов на направления деятельности;
• учет финансовых результатов;
• анализ доходов, расходов и финансовых результатов;
• контроль и анализ деятельности предприятия.

Состав показателей, алгоритмы их формирования – гибкие к настройкам.

Учет кредитов и депозитов

Возможности:

• хранить условия договоров займов, кредитов и депозитов;
• вести графики фактических оплат и начислений;
• планировать движения денежных средств по кредитам и депозитам в платежном календаре;
• проводить план-фактный анализ платежей.

Регламентированный учет, согласно украинскому законодательству

Решение помогает вести учет НДС, акцизного налога с розничных продаж и Единого налога. Налоговые обязательства и кредит начисляются автоматически: по 1-му событию, по оплате, по отгрузке.

Контролируется соответствие номенклатурного состава документов поставки и налоговых накладных.

Возможна также ручная выписка налоговых документов.

Предусматривается специальное рабочее место для ответственного за регистрацию входящих налоговых документов.

Совместная работа с бухгалтерскими программами

Возможно одновременное использование решений «BAS Управление торговлей» и «BAS Бухгалтерия», что приносит:

• повышение эффективности управления торговым предприятием;
• консолидацию данных управленческого и бухгалтерского учета;
• наличие в конфигурации «BAS Управление торговлей» всех данных, необходимых для управления торговым предприятием;
• наличие в конфигурации «BAS Бухгалтерия» всех данных, необходимых для регламентированного учета и составления отчетности;
• возможность работы сотрудников в привычной для себя среде:
• бухгалтера работают в конфигурации «BAS Бухгалтерия»,
• менеджеры работают в конфигурации «BAS Управление торговлей».